Document Controller

Afin de favoriser une collaboration efficace et de qualité, le Document Controller contribue à assurer que la documentation utilisée par le client, ses partenaires et collaborateurs est fiable, correcte, complète et bien communiquée.

Descriptif de fonction
Voici une liste non exhaustive des tâches à effectuer. Cette liste peut varier en fonction de la mission et du client.

• Suivre le cycle de vie des documents : Création, révision, approbation, diffusion et archivage des documents techniques tout au long du projet
• Contrôler la qualité : Vérification de l’exactitude, de la cohérence et de la lisibilité des documents, en s’assurant qu’ils respectent les normes et les conventions de l’entreprise
• Gérer les versions : Suivi des différentes versions des documents et maintien d’un historique complet des modifications à l’aide d’une liste de délivrables
• Diffuser les documents : Mise à disposition des documents pertinents aux intervenants appropriés au bon moment
• Appliquer, mettre à jour et améliorer les procédures de gestion documentaire
• Utiliser des outils de gestion documentaire : Maîtrise des logiciels de gestion documentaire (GED), y compris les contrôles d’accès dans certains cas, et des outils collaboratifs (Teams) pour faciliter le traitement et le partage des documents
• Former et donner du support aux utilisateurs sur l’outil et sur les procédures
• Produire des rapports/dashboard sur l’état de la documentation du projet : Définir le plan d’action correctif et le faire exécuter
• Donner du feedback lors de réunions de projet sur l’état de la documentation
• Scanner des documents importants tels que des protocoles

Qualification et expérience requises

• Un intérêt pour la gestion documentaire est essentiel
• Une affinité ou une curiosité pour le travail dans un environnement technique ; la majorité de nos clients évoluent dans le domaine de l’engineering
• Très bonne connaissance écrite et parlée du français et/ou du néerlandais, bonne connaissance de l’anglais
• Bonne connaissance de Microsoft Office
  Il s’agit principalement d’un rôle opérationnel qui exige de la rigueur et un sens aigu du service.

Les éléments suivants sont un atout mais pas une obligation

• Une formation de base en lien avec la gestion de l’information et de la documentation
• Une formation de base orientée dans les technologies de l’information de la communication (ICT)
• Une première expérience en tant que document controller, archiviste, documentaliste ou dans une fonction administrative
• Une connaissance de un ou plusieurs logiciels de gestion documentaire est un plus (Aconex, LiveLink, Sharepoint, ACC…)

Compétences requises

• Bon sens de l’organisation et de la coordination, sens des priorités
• Rigoureux.se et soucieux.se des détails
• Aisance orale dans le cadre de présentations/formations et bonne capacité rédactionnelle
• Flexible et bon esprit d’équipe
• Capable de travailler à la fois de manière autonome et en équipe
• Orienté.e service et client
• Bonne capacité d’écoute et de compréhension des enjeux

Ce que nous vous offrons

Exquando vous offre la possibilité de développer vos connaissances et votre expertise dans un environnement passionnant et stimulant. Nos clients sont des organisations majeures des secteurs de la construction, pharmaceutique, bancaire, de l’énergie et de l’assurance.

Une formation adéquate en interne sera fournie. Vous serez encouragé.e à échanger avec la communauté professionnelle de l’information et à partager vos connaissances et votre expérience nouvellement acquises.

L’environnement de travail chez Exquando est dynamique et flexible. Nous encourageons la créativité et la proactivité. Et nous aimons prendre du plaisir au travail !

Nous offrons un contrat à durée indéterminée, à temps plein et un package salarial attractif. Notre siège d’exploitation est basé à Wavre, mais la plupart des missions peuvent nécessiter une présence, à court, moyen ou même plus long terme chez les clients. Du télétravail partiel est autorisé.