Onze medewerkers vormen het kloppende hart van onze groeiende en dynamische organisatie. Om op kantoor de beste service te kunnen bieden, zoeken we een leergierige, vlotte en gemotiveerde Office Coordinator die ons team versterkt. In deze rol ben jij het aanspreekpunt voor alles wat te maken heeft met het dagelijkse reilen en zeilen van ons kantoor. Je werkt nauw samen met het huidige office team en rapporteert aan de Office Manager.

Als één van de twee Office Coordinatoren zorg jij ervoor dat ons kantoor een plek blijft waar creativiteit en samenwerking centraal staan. Jij bent de spilfiguur die structuur brengt en ervoor zorgt dat alles soepel verloopt.

VERANTWOORDELIJKHEDEN:

• Kwaliteit & Service: Organiseer het werk efficiënt en zorg voor een vlekkeloze kantoorervaring.

• Faciliteitenbeheer: Coördinatie van poetsploeg, groenonderhoud en samenwerking met onderaannemers.

• Netheid & Logistiek: Bewaak orde en netheid (stoelen, afval, dozen, storages) en bied logistieke steun.

• Office mailbox: Beheer inkomende communicatie en zorg voor duidelijke updates.

• Bestellingen & Budget: Plaats bestellingen, maak PO’s aan en volg alles nauwgezet op.

• Documentbeheer: Beheer relevante documenten (onderhoudscontracten, attesten, instructies) alsook de taken in het ticketingsysteem.

• Veiligheid & Toegang: Help mee om sleutelsystemen of processen te beheren en op te volgen, zoals toegangscontrole, het alarmsysteem of de parking.

• Interne Events: Organiseer kleinere interne events zoals thema drinks (NY, Carnaval, Halloween) en volg andere interne events mee op met het Office team

• Receptie: Verzorg het ontvangst van bezoekers in lijn met onze uitstraling en beheer de in/uitgaande post.

• Travel: Neem een coördinerende rol op in het boeken en opvolgen van reizen voor collega’s (vluchten, hotels, transport), inclusief het bewaken van budgetten en het garanderen van een vlotte reiservaring.

MUST-HAVES:

• Communicatief, creatief en leergierig.

• Oog voor detail en kwaliteit.

• Goede beheersing van Nederlands én Engels.

• Stressbestendig en in staat om onder druk te werken.

• Verantwoordelijkheidszin en zelfstandig kunnen werken.

• Een “hands-on” mentaliteit en bereid om de handen uit de mouwen te steken.

• Basiskennis van Microsoft Office en relevante tools.

• Flexibel en niet bang voor pieken of variabele werkbelasting.

WIJ BIEDEN:

• Een unieke organisatie waar creativiteit, innovatie en mensen centraal staan. Je komt terecht in een warm team waar plezier, open communicatie en transparantie de norm zijn.

• Een dynamische rol met veel variatie.

• De kans om mee te bouwen aan interne events en kantoorprojecten.

• Samenwerking met gepassioneerde collega’s in een internationale context.